Getränke für Mitarbeiter absetzen: Steuer-Tipps für Unternehmen

Getränke am Arbeitsplatz sind mehr als nur ein netter Zusatz. Sie fördern die Gesundheit, steigern die Konzentration und verbessern das Betriebsklima. Viele Unternehmen stellen ihren Beschäftigten deshalb kostenlos Wasser oder andere Getränke zur Verfügung. Doch dürfen diese Kosten steuerlich geltend gemacht werden? Und wie verhält es sich mit Sachbezügen, Versteuerung oder gesetzlichen Pflichten? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Getränke für Mitarbeiter rechtssicher absetzen können, wo die steuerlichen Grenzen liegen und wann sogar eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht.

Vorteile von Getränken am Arbeitsplatz

Indem Unternehmen Getränke am Arbeitsplatz bereitstellen profitieren Sie hinsichtlich gesundheitlicher Aspekte sowie von einer gesteigerten Mitarbeitermotivation. Besonders kostenloses Wasser, Tee oder Kaffee senden ein starkes Signal der Wertschätzung und das bei überschaubaren Kosten.

Gesundheitsförderung durch ausreichendes Trinken

Ein ausgeglichener Flüssigkeitshaushalt ist entscheidend für Konzentration, Kreislauf und Wohlbefinden. Besonders bei langem Sitzen, Stress oder hohen Temperaturen hilft regelmäßiges Trinken, gesundheitlichen Beschwerden vorzubeugen. Laut der TK-Trinkstudie 2019: Trink Was(ser), Deutschland! beeinträchtigen schon zwei Prozent Flüssigkeitsverlust die Konzentration und Leistungsfähigkeit. Wer zu wenig trinkt, wird schneller müde, kann sich schlechter konzentrieren und macht häufiger Fehler. Kostenlose Getränke fördern somit nicht nur die Gesundheit, sondern direkt die Produktivität der Mitarbeitenden.

Geringere Ausfallzeiten

Eine gute Flüssigkeitsversorgung kann das Risiko von Kopfschmerzen, Kreislaufproblemen oder Erschöpfung reduzieren. Unternehmen profitieren von einer niedrigeren Krankheitsquote und mehr Stabilität im Arbeitsalltag.

Ausdruck von Wertschätzung

Kostenlose Getränke zeigen den Mitarbeitenden, dass ihr Wohlergehen wichtig ist. Das stärkt die emotionale Bindung ans Unternehmen, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Baustein für die Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität.

Positiver Einfluss auf das Betriebsklima

Wer sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, ist motivierter und engagierter. Getränke im Pausenraum oder Wasserspender in der Küche fördern den sozialen Austausch und tragen zu einem besseren Miteinander bei.

Minimaler Aufwand bei geringen Kosten

Wenn Sie Ihre Belegschaft mit Trinkwasser aus einem Wasserspender versorgen bleibt die Investition überschaubar. In einem kleinen Betrieb mit 15 Mitarbeitenden und einem täglichen Wasserbedarf von 1,2 Litern pro Person liegen die monatlichen Kosten nur zwischen 80 und 150 Euro. Damit ist die Getränkeversorgung eine der kosteneffizientesten Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeitergesundheit.

Wasserspender mieten zur kostenlosen Trinkwasserversorgung

Ein Wasserspender ist die einfachste Lösung, um Mitarbeitenden jederzeit frisches Trinkwasser anzubieten und das ohne hohe Anschaffungskosten. Durch die Miete bleiben Sie flexibel, profitieren von Wartung & Service und setzen die monatlichen Ausgaben steuerlich ab.

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Rechtsanspruch auf Getränke am Arbeitsplatz

Grundsätzlich besteht kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf kostenlose Getränke am Arbeitsplatz. Dennoch gibt es Situationen, in denen Arbeitgeber zur Bereitstellung verpflichtet sind, etwa bei hohen Temperaturen oder besonderen Arbeitsbedingungen.

Arbeitsrechtliche Grundlage bei Hitze

Laut § 4 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) muss der Arbeitgeber die Arbeit so gestalten, dass gesundheitliche Gefährdungen möglichst vermieden oder auf ein Minimum reduziert werden. Dieser Grundsatz wird durch die Technische Regel ASR A3.5 konkretisiert: Ab 26?Grad Celsius Raumtemperatur sind Maßnahmen zu ergreifen, um die Belastung zu senken, etwa durch Sonnenschutz, gelockerte Kleidungsvorgaben oder eben die Bereitstellung kostenloser Getränke.

Auch wenn daraus keine direkte Pflicht entsteht, kann der Arbeitgeber bei hitzebedingten Vorfällen haftbar gemacht werden, wenn er seiner Fürsorgepflicht nicht nachkommt.

Getränke für Mitarbeiter von der Steuer absetzen: Trinkwasser als Betriebsausgabe

Grundsätzlich gelten Erfrischungsgetränke, Tee, Kaffee und Gebäck zum Verzehr im Betrieb als Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers. Solange diese in geringem Umfang spendiert werden, sind sie betrieblich begründet. Das Bereitstellen von Wasser in den Büroräumen des Unternehmens gilt demnach eindeutig als Geste der Höflichkeit und kann in voller Höhe als Betriebsausgabe verbucht werden. Entscheidend ist, dass die Sachleistungen zu keiner offensichtlichen Bereicherung der Mitarbeiter führen und die Speisen und Getränke innerhalb des Unternehmens verzehrt werden.

Interne Meetings, Fortbildungen etc. stellen einen betrieblichen, Kundentermine einen geschäftlichen Anlass dar und sind damit zu 100 Prozent von der Steuer absetzbar. Bewirtungskosten können nur zu 70 Prozent abgesetzt werden.

Der Preis ist kein Unterscheidungsmerkmal. So kann das Servieren von Champagner im Einzelfall eine Aufmerksamkeit darstellen; beispielsweise nach erfolgreichem Vertragsabschluss. Bei einem umfangreichen Angebot an Speisen kann hingegen schnell die Grenze zur Bewirtung überschritten werden. Kleine Mengen werden in der Regel als Annehmlichkeiten gewertet. Da es keine eindeutige Grenze gibt, empfiehlt es sich im Zweifel von einer Bewirtung auszugehen.

Bewirtungskosten korrekt belegen

Auswärtstermine in Gaststätten etc. zählen eindeutig als Bewirtung. Wichtig ist, dass Bewirtungskosten umfangreich belegt werden müssen. Einfache Kassenbons oder Quittungen werden nicht anerkannt. Es bedarf einer maschinell erstellten Rechnung, die eine Registriernummer enthält. Diese entspricht der Rechnungsnummer.

Neben dem Anlass der Bewirtung müssen auch die Namen der Gäste aufgelistet werden. Bei einem Geschäftsessen in einer Gaststätte sind genaue Angaben zu den Bestellungen notwendig. Zudem spielen Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte, der Tag der Bewirtung, der Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich sollten die Bewirtungskosten der Unternehmensgröße und Branche angemessen sein.

Alternative: Mitarbeiterverpflegung als Sachbezug

Getränke, Snacks oder Obst, die den Mitarbeitenden unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, zählen nicht zu den steuerpflichtigen Sachbezügen. Das unterscheidet sie zum Beispiel von Essensgutscheinen, Tankkarten oder Jobtickets. Denn: Ein Sachbezug liegt nur dann vor, wenn ein geldwerter Vorteil gewährt wird, der dem Lohn hinzugerechnet wird. Getränke im Büro sind hingegen eine klassische Aufmerksamkeit und damit steuerlich unbedenklich.

Als Alternative zu Getränke, die Sie im Büro kostenfrei anbieten, oder als Zusatz zur Mitarbeitermotivation können Sie Ihren Angestellten auch Sachbezüge in Form einer Mitarbeiterverpflegung gewähren. Neben dem üblichen Lohn kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer finanziell beim Erwerb eines Werkes oder einer Dienstleistung unterstützen. Der Arbeitnehmer erhält durch den Sachbezug also einen geldwerten Vorteil. Dieser ist wie das normale Gehalt lohn- und sozial-steuerpflichtig. Dabei ist gesetzlich ein Maximalbetrag für die Mitarbeiterverpflegung festgelegt.

Ist der Sachbezug wirklich ein Vorteil für den Arbeitnehmer?

Viele Arbeitnehmer verwechseln einen Sachbezug mit einem Bonus, einem Geschenk oder einer kostenlosen Zusatzleistung. Dabei bedeutet ein Sachbezug: Ein Arbeitnehmer erhält eine Sache als Leistung für seine Arbeit statt dem Barlohn. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Sachbezug vom üblichen Gehalt abgezogen wird. Stattdessen wird er zum üblichen Bruttolohn dazu addiert. Von der Summe aus Bruttolohn und Sachbezug werden dann die Lohn- und Sozialsteuer-Abgaben berechnet. Bei steigendem Bruttolohn steigen gleichzeitig die steuerlichen Abgaben. Dennoch kommt der Arbeitnehmer am Ende meistens mit einem Plus raus.

Ein Beispiel für die Anwendung eines Sachbezugs zur Mitarbeiterverpflegung: Mitarbeiter A (28 Jahre, ledig, keine Kinder) hat in diesem Monat für eine Vergünstigung von 200 Euro in der Kantine gegessen.

Durch die Mitarbeiterverpflegung als Sachbezug hat der Arbeitnehmer also 111,19 Euro weniger an Nettoeinkommen. Auf der anderen Seiten hat er eine Mitarbeiterverpflegung im Wert von 200 Euro bezogen. Im Endeffekt hat der Mitarbeiter also fast 90 Euro an Essenskosten gespart.

Die Ausnahme von der Regel: Der Freibetrag von 50 Euro für Sachbezüge

Bis zu einer Freigrenze von 50 Euro (pro Monat) darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Sachbezüge gewähren, ohne dass eine der beiden Parteien dafür Steuern- und Sozialabgaben zahlen muss. Für den Mitarbeiter stellt das ein Plus von bis zu 600 Euro im Jahr dar. Besonders häufig wird die Freigrenze genutzt, um Gutscheine zu verschenken. So räumen einige Unternehmen ihren Mitarbeitern monatliche Essens-, Tank- oder Geldgutscheine (Boni) ein.

Wichtig zu beachten: Falls ein Mitarbeiter in einem Monat zwei Sachbezüge erhalten hat, dürfen diese zusammengerechnet den Wert von 50 Euro nicht übersteigen. Da ist die gesetzliche Regelung unerbittlich: wer nur einen Cent über die Freigrenze kommt, muss die steuerlichen Abgaben blechen. Für besondere Anlässe, wie den Geburtstag eines Mitarbeiters, liegt der Freibetrag sogar bei 60 Euro. Allerdings sollten Sie sich genau informieren, was gesetzlich als besonderer Anlass gilt. Weihnachtsfeiern und das Firmenjubiläum zählen beispielsweise nicht dazu.