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Wasser für die Mitarbeiter von der Steuer absetzen

Viele Arbeitnehmer erfreuen sich an kostenfreien Getränken, die das Unternehmen bereitstellt. Derartige Formen der Aufmerksamkeit fördern nicht nur die Arbeitsmoral, sie lassen sich auch als Betriebsausgaben verbuchen.

Wasser für die Mitarbeiter von der Steuer absetzen

Trinkwasser als Betriebsausgabe

Grundsätzlich gelten Erfrischungsgetränke, Tee, Kaffee und Gebäck zum Verzehr im Betrieb als Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers. Solange diese in geringem Umfang spendiert werden, sind sie betrieblich begründet. Das Bereitstellen von Wasser in den Büroräumen des Unternehmens gilt demnach eindeutig als Geste der Höflichkeit und kann in voller Höhe als Betriebsausgabe verbucht werden. Entscheidend ist, dass die Sachleistungen zu keiner offensichtlichen Bereicherung der Mitarbeiter führen und die Speisen und Getränke innerhalb des Unternehmens verzehrt werden.

Interne Meetings, Fortbildungen etc. stellen einen betrieblichen, Kundentermine einen geschäftlichen Anlass dar und sind damit zu 100% von der Steuer absetzbar. Bewirtungskosten können nur zu 70% abgesetzt werden.

„Aufmerksamkeit“ oder Bewirtung?

Eine klar definierte Grenze zwischen Aufmerksamkeit und Bewirtung gibt es nicht. Im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG liegt eine Bewirtung vor, wenn das Servieren von Genussmitteln eindeutig im Vordergrund steht. Das bedeutet jedoch nicht, dass eine Verköstigung, die den betrieblichen Prozessen untergeordnet ist, zweifelsfrei eine bloße Aufmerksamkeit ist. Entscheidend sind Anlass und Umfang.

Der Preis ist kein Unterscheidungsmerkmal. So kann das Servieren von Champagner im Einzelfall eine Aufmerksamkeit darstellen; beispielsweise nach erfolgreichem Vertragsabschluss. Bei einem umfangreichen Angebot an Speisen kann hingegen schnell die Grenze zur Bewirtung überschritten werden. Kleine Mengen werden in der Regel als Annehmlichkeiten gewertet. Da es keine eindeutige Grenze gibt, empfiehlt es sich im Zweifel von einer Bewirtung auszugehen.

Bewirtungskosten korrekt belegen

Auswärtstermine in Gaststätten etc. zählen eindeutig als Bewirtung. Wichtig ist, dass Bewirtungskosten umfangreich belegt werden müssen. Einfache Kassenbons oder Quittungen werden nicht anerkannt. Es bedarf einer maschinell erstellten Rechnung, die eine Registriernummer enthält. Diese entspricht der Rechnungsnummer.

Neben dem Anlass der Bewirtung müssen auch die Namen der Gäste aufgelistet werden. Bei einem Geschäftsessen in einer Gaststätte sind genaue Angaben zu den Bestellungen notwendig. Zudem spielen Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte, der Tag der Bewirtung, der Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich sollten die Bewirtungskosten der Unternehmensgröße und Branche angemessen sein.