Erfolgreiches Onboarding - Mitarbeiter richtig einarbeiten

Engagierte Mitarbeiter tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Nehmen Sie die Einarbeitungszeit neuer Arbeitskräfte nicht auf die leichte Schulter. Mit einem erfolgreichen Onboarding arbeiten Sie Mitarbeiter ordentlich ein und vermeiden hohe Recruiting Kosten für Ihr Unternehmen.

Grundsätzlich brauchen Mitarbeiter zwischen sechs und zwölf Monate bis sie im neuen Betrieb ihr volles Potenzial entfalten. Ein schlechtes Onboarding bewirkt, dass Mitarbeiter sich spätestens nach Ablauf der Probezeit gegen das Unternehmen entscheiden. Der ganze Bewerbungsprozess geht von vorne los und frisst kostbare Ressourcen. Ihr Ziel liegt darin, Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen zu binden. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Plan hilft Ihnen dabei, den Onboarding-Prozess systematisch und erfolgreich durchzuführen. Fördern Sie das Engagement Ihrer neuen Mitarbeiter, statt die anfängliche Motivation zu unterdrücken.

Die wichtigsten Ziele des Onboardings sind:
Der Mitarbeiter

1. kennt die Aufgaben in seinem spezifischen Bereich.
2. kennt die Anforderungen, die die Aufgaben mit sich bringen.
3. ist ins Team integriert.
4. entwickelt eine hohe Bindung an Ihr Unternehmen.

Die typischen Fehler bei der Einarbeitung

Neuer Mitarbeiter als Störfaktor?

Ein unstrukturiertes Onboarding empfinden viele Mitarbeiter als nachlässig. Das trifft nicht nur auf die neuen Arbeitskräfte zu. Bei einer schlechten Planung fehlt vielen bestehenden Kollegen die Zeit, sich ausführlich mit den neuen Mitarbeitern zu beschäftigen. Bei den neuen Kollegen entsteht schnell das Gefühl, unerwünscht zu sein.

Überfordert wegen fehlender Informationen?

Stecken Sie die Arbeitsbereiche ab und machen Sie Probleme transparent. Bei unvollständigen Instruktionen fehlen den neuen Angestellten wichtige Informationen, um mit ihren Aufgaben zu beginnen.

Zu hohe Erwartungshaltung?

Durch eine fehlende Einarbeitung vermittelt das Unternehmen dem neuen Mitarbeiter eine zu hohe Erwartungshaltung. Der neue Kollege will sich beweisen und macht schneller unnötige Fehler.
Nach der Umfrage der meta HR fällt die Zufriedenheit beim Onboarding eher negativ aus. Von 773 Teilnehmern erhielten 30 Prozent in den ersten zwei Wochen eine interne Schulung vom Unternehmen. Nur die Hälfte der Befragten führte ein Gespräch über ihre Tätigkeiten, Abläufe, Erwartungen oder bekamen ein Feedback. 60 Prozent der Bewerber fanden ihren Arbeitsplatz am ersten Tag arbeitsbereit vor. Die Belegschaft der Unternehmen begrüßte nur 70 Prozent der Befragten offiziell.

Bereiten Sie sich auf das Onboarding vor

Nehmen Sie sich Zeit, um die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters zu planen. Stellen Sie sich dazu drei grundlegende Fragen:

• Gibt es für den Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz und ist dieser vorbereitet?
• Welche Kollegen arbeiten den neuen Mitarbeiter ein und steht ein Mentor zur Verfügung?
• Sind die Zeitfenster ausreichend, um den Mitarbeiter in die jeweiligen Bereiche einzuarbeiten?

Der Arbeitsplatz

Machen Sie sich vor dem ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiter Gedanken, ob für ihn ein eigener Arbeitsplatz vorgesehen ist. Suchen Sie für den neuen Mitarbeiter einen Arbeitsplatz, der ihm Rückzug gewährt, ohne, dass er sich ausgeschlossen fühlt. Weniger förderlich ist eine freie Sicht auf den Bildschirm. Viele Mitarbeiter fühlen sich dadurch beobachtet und gehemmt. Steht Ihnen kein Wand- oder Fensterplatz zu Verfügung, behelfen Sie sich mit hohen Pflanzen, Trennwänden oder Regalen.
Richten Sie den Arbeitsplatz vor dem Onboarding des neuen Mitarbeiters mit allen notwendigen Materialien, Gerätschaften und Zugängen (inklusive Passwörter für den Computer und die benötigten Tools) ein.

Der Mentor

Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor als Ansprechpartner zur Seite. Der Mentor zeigt den neuen Kollegen die räumlichen Gegebenheiten und informiert ihn über alle formellen und informellen Regeln in der Firma. Im Idealfall ist es ein kommunikativer Kollege auf der gleichen hierarchischen Ebene und aus derselben Abteilung. Als Bindeglied zwischen den alten und neuen Mitarbeitern steht er dem neuen Kollegen für alle Fragen offen. Dadurch minimieren Sie die Hemmschwelle des Neuen, um detailliertere Erklärungen zu bitten.

Der Einarbeitungsplan

In einem detaillierten Plan legen Sie alle für das Onboarding notwendigen Termine fest. Legen Sie mit Ihrem Team einen Tag fest, an dem der neue Mitarbeiter starten soll. Beziehen Sie alle für den neuen Mitarbeiter „verantwortlichen“ Kollegen in die Planung des Onboardings mit ein. Die Kommunikation mit dem neuen Kollegen sollte niemanden stören oder nerven.
Nehmen sie grundlegende Dinge in den Onboarding Plan mit auf wie:

• Wann trift der neue Mitarbeiter im Unternehmen ein? – Legen Sie diesen Termin ruhig auf eine Stunde nach offiziellem Arbeitsbeginn. Ihnen bleibt genügend Zeit um andere Aufgaben zu erledigen oder die letzten Vorbereitungen für den neuen Mitarbeiter zu treffen.
• Wer holt den neuen Mitarbeiter am Empfang oder ab Eingang ab? – Im Idealfall heißen Sie und der ausgewählte Mentor den neuen Kollegen willkommen.

Notieren Sie auf dem Einarbeitungsplan die Aufgaben des neuen Mitarbeiters und unterteilen Sie diese in Haupt- und Nebentätigkeiten. Machen Sie einen Zeitplan, für das Einweisen in die einzelnen Aufgaben.
Im Idealfall geht der neue Mitarbeiter von leichteren, zu komplexeren Aufgaben über. Damit scheitert er nicht gleich am ersten Tag und tritt demotiviert den Heimweg an. Machen Sie Ihren Mitarbeiter zunächst mit einer Aufgabe vertraut und gehen dann erst zum nächsten Bereich über. Dadurch fühlt er sich nicht von einer Informationsflut überrollt. Halten Sie im Einarbeitungsplan fest, wer dem neuen Mitarbeiter was, und zu welchem Zeitpunkt beibringt.
Für die ersten Aufgaben eignen sich Eigenrecherchen, mit denen der neue Mitarbeiter das Unternehmen und die Strukturen besser kennenlernt. Dazu zählt beispielsweise eine Konkurrenzanalyse oder das Durcharbeiten eines unternehmensinternen „Lexikons“. Mailen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter eine Woche vor Arbeitsbeginn die wichtigsten Informationen für seine erste Phase im Betrieb. Damit zeigen Sie ihm, dass Ihnen eine erfolgreiche Einarbeitung am Herzen liegt.

Während und nach der Einarbeitungsphase

Die Begrüßung und das erste Gespräch

Heißen Sie als Führungskraft den neuen Mitarbeiter willkommen und lassen Sie sich genügend Zeit für ein erster Gespräch. Zeigen Sie Interesse an der Person des neuen Kollegen mit Fragen nach dem Resturlaub oder Arbeitsweg.
Kommunizieren Sie im weiteren Gespräch deutlich ihre Erwartungen an den Mitarbeiter. Welche Fähigkeiten sollte er am Ende der Einarbeitungsphase beherrschen? Geben Sie zudem eine erste Auskunft über:

• Urlaubsregelung
• Pausenregelung
• Unterschriftenregelung
• Betriebsvereinbarungen
• Leitlinien zur Führung und Zusammenarbeit

Bei einem großen Unternehmen führen Sie den Kollegen anschließend durch die verschiedenen Abteilungen und stellen kurz die jeweiligen Bereiche vor. Kleine Unternehmen mit zehn oder 15 Mitarbeiter sammeln mit einer kurzen Vorstellungsrunde Sympathiepunkte.
Mit einer eigenen Kaffeetasse oder einem neuen Terminplaner bringen Sie dem neuen Mitarbeiter eine erste Wertschätzung entgegen. Diese Kleinigkeiten haben einen starken Einfluss auf den Wohlfühlfaktor. Für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgt ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Team oder ein Umtrunk nach Feierabend. Dort lernen sich die Kollegen in einem ungezwungenen Rahmen kennen.

Feedback geben

Geben Sie zwischendurch und am Schluss der Einarbeitungszeit ein konstruktives Feedback. Befragen Sie den Mentor und die Mitarbeiter, mit denen der neue Kollege arbeitet:

• Erfüllt der neue Mitarbeiter die Anforderungen und Erwartungen?
• Wie viel Eigenintiative zeigt der neue Mitarbeiter?
• Mit welchen Sachverhalten tut sich der neue Mitarbeiter besonders leicht / schwer?

Ebenso wichtig ist es, sich das Feedback des neuen Mitarbeiters einzuholen. Besteht noch Klärungsbedarf bei bestimmten Aufgaben? Machen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter bewusst, dass Fehler zum Lernprozess dazugehören. Gehen Sie mit Fehlern richtig um und berichtigen Sie Ihre Angestellten auf eine konstruktive Weise. Der neue Mitarbeiter verliert nicht den Mut, es erneut zu versuchen und sich zu bessern. Suchen Sie bei Klärungsbedarf den Meeting-Raum auf, um den neuen Mitarbeiter nicht vorzuführen.

Der Lernprozess endet nicht beim Onboarding

Die Einweisung ist nicht das Ende des Lernprozesses. Als stiller Beobachter und Ratgeber stehen Sie dem Mitarbeiter zur Seite, während er die ersten Aufgaben in Eigenregie übernimmt. Gleichzeitig soll er nicht das Gefühl bekommen, dass Sie ihn rund um die Uhr beobachten und prüfen.

Stresssituationen vorbereiten

In einem Unternehmen treten je nach Branche und Bereich die unterschiedlichsten Stresssituationen auf. Als Führungskraft oder Experte sind Sie mit Situationen vertraut, die eine ruhige Hand erfordern. Bereiten Sie in einem Coaching Ihre Mitarbeiter auf solche Momente vor. Rollenspiele unter Kollegen nehmen die Angst der Mitarbeiter vor Konfliktsituationen mit Kunden oder Partnern.
Regelmäßige Schulungen halten die fachlichen Kenntnisse in Ihrem Unternehmen frisch und fördern das Teambuilding. Eine offene Ausstrahlung gegenüber Ihren Mitarbeitern motiviert diese dazu, sich ohne Angst hilfesuchend an Sie zu wenden.

Das Onboarding an die Persönlichkeit anpassen

Berücksichtigen Sie bei dem Einarbeitungsplan den beruflichen und persönlichen Hintergrund der Einsteiger. Ihr neuer Mitarbeiter ist ein Absolvent von der Uni und geht mit viel Motivation und Neugier an die Arbeit? Unterstützten Sie seinen Enthusiasmus durch spannende Herausforderung und kreative Freiräume.
Anders sieht es aus mit einem Mitarbeiter, der mit negativen Erfahrungen aus einem Unternehmen zu Ihnen wechselt. Dieser Angestellte geht mit großer Wahrscheinlichkeit zurückhaltend auf einen neuen Arbeitsplatz zu. Nutzen Sie in solchen Fällen die Anfangsphase, um sein Selbstvertrauen aufzubauen.
Versuchen Sie sich in der Onboarding-Phase in einem in einem guten Licht zu präsentieren. Auf Jobportalen wie Kununu wirft eine negative Bewertung der Einarbeitungsphase ein schlechtes Gesamtbild auf Ihren Betrieb. Im schlimmsten Fall verlieren Sie viele Bewerber und es dauert lange, bis Ihr Betrieb eine freie Stelle besetzt.